効率化と収益性の向上はまず実態の把握から~togglで作業時間を管理


何だかアヤシゲな情報商材の売り込みサイトのようなタイトルになってしまいましたが……。

toggl」というWebサービスを使って、案件・作業ごとに費やした時間を記録・管理しています。
クライアント、案件(プロジェクト)ごとに、どんな作業をいつからいつまでやったのかを記録していくサービスです。
大きなチームでのプロジェクト管理にも利用できそうな有料版も用意されていますが、フリーランサーが自分の業務管理に使うなら無料版で十分。

だいたい半年くらい使ってきましたが、思った以上の効果がありました。

フリーランサーにとって最も貴重かつ重要なリソースは「時間」です。
ビジネスにおいて、重要なリソースをいかにして有効に活用するかは死活問題。これはフリーランサーとて同じこと。
しかし、この「時間の有効活用」というのはなかなかに厄介な課題です。

時間/タスク管理についてのライフハックを取り上げるブログや書籍が数多く見られるのも、これを難しく感じている人がたくさんいることのひとつの反映でしょう。

ウチの場合、純粋な「翻訳のみ」の案件であれば、時間管理は結構簡単です。
作業にかかる時間は翻訳する原文の分量にほぼ常に比例するので、どれだけの作業時間が必要かは着手前にかなりの精度で予測することができます。

しかし最近、これまでのように事前に所要時間を簡単に見積もれるケースばかりではなくなってきました。
プロジェクト・マネージャ的な役割もこなさなければならない案件が増えてきたり、翻訳以外の業務をお引き受けしたりといったケースが増えつつあるためです。

そのため、その案件をすべて処理するためにどれだけのリソース(時間)が必要なのか、単純には計算できなくなる、という状況が発生。
さらには、どれだけのコストを回収すれば良いのか(平たく言えば「客先にいくら請求するべきか」)、これまで蓄積してきた情報だけで決めることが難しくなってきました。

で、まずは実態としてどんな作業にどれくらいの時間を費やしているかを確認するために導入したのが前述の「toggl」。

結果として、さまざまな作業について自分のペースを把握することができ、それに費やした「コスト」をどのように回収していくかについてもいろいろと考えを巡らすことができました。
これまでとはちょっと違う方向に手を広げつつある中で、自分の仕事のやり方を定量的に見るための指標、つまりは大きな武器がひとつ加わったワケです。

上司のいないフリーランサーは、ともすれば漫然と仕事をしてしまっているケースが多いんじゃないでしょうか(自戒!)。
心当たりのある方、このツールはお勧めですよ。

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